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陕西师范大学旅游与环境学院公文处理办法

[  日期:2012-11-13来源:  |  作者:   |  阅读: 次  ]

 

陕西师范大学旅游与环境学院

师旅院〔20121

       

 

关于印发《陕西师范大学旅游与环境学院

 

公文处理办法》的通知

 

学院各系、各部门:

 

为进一步规范我院公文处理,提高公文处理质量和工作效率,根据上级有关规定,结合我院实际情况,特制订《陕西师范大学旅游与环境学院公文处理办法》,现予以印发,请遵照执行。

 

 

 

             陕西师范大学旅游与环境学院

 

              二〇一二年十一月十二日

 

陕西师范大学旅游与环境学院公文处理办法

 

第一章  总 则

 

第一条  为使我院公文处理进一步规范化、制度化、科学化、程序化,提高公文处理质量和工作效率,根据上级有关规定,结合我院实际情况,特制定本办法。

 

第二条  学院公文的适用范围:

 

(一)关于贯彻执行落实学校的重大决定或决议;

 

(二)关于学年、学期或一个时期工作的安排部署;

 

(三)关于某些方面工作的重要政策性规定;

 

(四)关于某些方面工作的重要决议、要求;

 

(五)转发涉及全局性、政策性的有关报告、讲话等;

 

(六)学院就有关问题向学校的报告、请示、汇报等;

 

(七)发布一些具体而重要的规章制度、通知等。

 

第三条  学院公文处理实施行政、党委、工会、团委合一的原则,使用统一的发文单位标识、发文字号。

 

第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

 

第五条  全院发文分两个层次:以学院名义印发的正式编文号的公文;不编文号的一般性通知、公示等。

 

第六条  学院办公室、党委办公室是公文处理的管理机构,分别主管本院行政,党委、工会、团委公文处理工作。

          第二章 公文种类

 

    第七条 学院的公文种类主要有:

 

(一)决定:用于对重要事项或者重大行动做出决策和安排,奖惩有关单位及人员。

 

(二)通知:用于批转下级机关,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求院内办理和需要有关教师学生周知或者执行的事项,任免人员等。

 

(三)通报:用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

 

(四)报告:用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关询问或要求。

 

(五)请示:用于向上级机关请求指示、批准。

 

(六)意见:用于对重要问题提出见解和处理办法。

 

(七)函:用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

 

(八)会议纪要:用于记载学院会议的重大决策、主要精神和重要议定事项。学院会议纪要由学院办公室主任或党委秘书起草,院长或书记签发。

 

(九)章程: 组织经特定的程序制定的关于组织规程、办事规则。

 

(十)规定: 用于对特定范围内的工作和事务做出比较全面、系统、概括的具有约束力的规范。

 

(十一)制度: 对学院师生员工某一方面规范化而做出的规定。

 

(十二)规则:对某一事务或活动的行为准则作出具体的规定。

 

(十三)办法:对某项工作做出比较具体的处理办法、实施程序。

 

(十四)细则:对有关规章制度的实施执行制定的具体办法意见。

 

(十五)公示:用于发布需要公众了解和掌握情况,以征询公众的意见,接受公众监督,改善工作。

 

(十六)主持词:主持人在各种重要的会议、仪式和盛大典礼上进行主持活动过程中所使用的一种文稿。

 

(十七)工作计划(工作要点):对一定时期的工作任务预先做出筹划和安排。

 

(十八)工作总结:对前一段的工作进行全面系统的回顾、分析、研究与评价,从中找出经验教训,得出规律性认识,以指导今后工作。

 

(十九)工作简报:用以汇报工作、交流经验、沟通情况、传递信息、指导工作。

 

(二十)新闻报道:就是对新近发生的客观事实进行报道和传播,是报道者对客观事实进行主观反映后形成的观念性的信息。

 

第三章  公文格式

 

第八条 公文一般由眉首、主体、版记三部分组成。

 

第九条  公文眉首一般包括发文单位标识、发文字号、红色反文线等内容。

 

(一)发文单位标识。由发文单位全称组成。以学院行政、党委、工会、团委名义向院内、校内院外发文的单位标识一律用“陕西师范大学旅游与环境学院”。发文单位标识上边缘至版心上边缘为25mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但是最大不能等于或大于22mm×15mm

 

(二)发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 

 

1.以学院行政、党委、工会、团委名义向院内外(校内)行文用“师旅院”发文字号;

 

2.学院没有向校外行文的权利,若要想校外行文,须通过学校相关部门进行。

 

第十条  公文主体部分一般包括标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章等。

 

(一)标题。置于红色反文线之下、主送机关之上,用2号小标宋体字,可分1行或多行居中布排,字体加粗。标题一般应当标明发文机关名称、事由、公文种类,要准确、简要地概括公文的主要内容。公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。标题中除法规、规章名称和书名外,一般不用标点符号。

 

(二)主送机关。公文的主要受理机关,应使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。一般置于标题之下、正文之上、左端顶格,用3号仿宋体字。一般普发公文,可主送多个单位;向上请示,一般只写一个主送单位,不宜多头主送,以免责任不明。如需同时送其他单位,可抄送。

 

(三)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

 

 1.情况确实,观点明确,表述准确, 言简意赅,结构严谨,条理清楚,字词规范,标点正确,篇幅力求简短,一般每面排22行,每行排28个字;

 

 2.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号,引用外文应注明中文含义,日期应写明具体的年、月、日;

 

 3.结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(),第三层为“1.,第四层为“(1)”;

 

 4.文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称,使用国际组织外文名称或其缩写形式,应在第一次出现时注明准确中文译名;

 

 5.公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

 

(四)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件名称标于正文内容之后、成文日期之前,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如:“附件:1.××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。凡印发、发布、转发及批转相关文件,因其与正文密切相关,一般不标为附件。

 

(五)成文日期。一般署会议通过日期或领导人签发日期。成文日期应当以汉字写明年、月、日。“零”写成“○”。成文日期右空4字。决议等不标明主送机关的公文,成文日期加圆括号置于标题下、居中。

 

(六)印章。应当加盖发文机关印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称,只标识成文时间。成文时间右空4字;加盖印章应上距正文2mm4mm,端正、居中下压成文时间,印章用红色。当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

 

第十一条  版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印刷份数。公文为函件时,文尾只包括主题词、抄送、份数等,且不注印发日期,版记各要素之间不加反文线。会议纪要用“分送”。

 

(一)主题词。反映文件主题内容的规范化名词或名词词组,按《公文主题词表》标注。“主题词”用3号黑体字,居左顶格置于发文日期之下、抄送栏上横线的左端,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空一字。函、会议纪要等的主题词不用横线与抄送、分送栏隔开。

 

(二)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。公文如有抄送,在主题词下1行;左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关标句号。

 

(三)印发机关、印发日期和印刷份数。印发机关是指印发公文机关的办公部门,学院发文的印发机统一标记为“陕西师范大学旅游与环境学院”。印发日期是印发机关印刷公文的日期,用阿拉伯数码标识。标有密级以及请示重要事项的公文应标注印刷份数。印刷份数是文件印刷的总数,印成“共印××份”。印刷份数置于抄送栏下横线右下侧、印发日期的下方。

 

(四)版记。版记置于公文最后一面,最后一个要素置于版心最后一行。版记中各要素下均加一条反线,宽度同版心。

 

 第十二条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

 

 第十三条 公文用纸幅面。公文用纸采用国际标准A4型(210毫米×297毫米)。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

 

 第十四条  公文页边与版心尺寸遵照以下规格: 

 

 公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm

 

 公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm

 

 版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)。

 

第十五条  排版规格。正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行28个字。

 

第十六条  装订要求。文字从左至右横排,双面印刷,左侧平钉(两钉)装订。

 

第四章  行文规则

 

 第十七条  行文应当确有必要,注重实效,坚持少而精,可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。

 

 第十八条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。需要上级答复的事项,必须用“请示”。请示应做到一文一事,不得将请示事项夹在非请示公文中。请示一般应明确一个主送机关,不要多头主送。请示一般不要以个人名义上报。除校领导直接交办的事项外,请示应当分别送学校党委办公室或校长办公室按规定程序处理,不应直接送院领导本人。

 

第十九条  学院党政公文实行文件、函件分开,控制发文规格,严格公文使用范围。凡就具体事项与有关部门或单位进行商榷;答复有关部门、单位的询问等,使用函件。

 

第五章  发文办理

 

第二十条 发文办理由拟稿、会签、核稿、签发、编号、登记、缮印、院对、用印、发送等环节组成。

 

(一)拟稿  由学院领导指定专人撰拟公文文稿。

 

(二)核稿  公文文稿形成后,学院办公室主任要认真审核。审核时要求对文稿内容、格式、语言进行全面修正,以提高公文质量。

 

(三)审核  学院印发文件,须经学院分管领导审核,以保障文件的正确性和与相关文件的连贯性;凡涉及几个分管院领导工作的公文,应当主动与相关领导协商、并将起草的公文送相关领导审核。

 

(四)签发  公文文稿经审核修正后,送院长或书记签发。院长或书记签发核准发出的意见后,不经签发人同意不得修改。签发时应署全名,并注明年、月、日,受委托签发的要注明“代签”二字。

 

(五)编号、登记  公文文稿经领导签发后,主办人员交院办公室或党委办公室相关人员填写登记表,登记文件名称、签发人姓名,并编发文号。

 

(六) 校对、缮印、用印、分发  公文文稿校对由拟稿人负责,重要公文要做到二校三校。校对完毕,校对人签字后,方可缮印。缮印完毕后,应在正文成文日期处加盖单位印章。最后由公文承办人装订,按公文要求投送公文主送、抄送单位。

 

() 归档  公文发送后,承办单位负责将印好的公文一式二份与文稿和领导批示,及时收齐归档。

 

第二十一条  设发文登记簿,于每年的一月一日起使用,至当年的十二月三十一日止,依照发文次序编序,以免混淆。

 

第六章 收文办理

 

第二十二条  院外单位行文本院(含本院各部门)的综合性重大文件,须先送学院办公室或党委办公室登记收文后,转发学院相关领导;一般性常规文件,由学院相关秘书报送对口分管院领导处理即可。

 

第二十三条  收文办理由登记、阅批、承办、传递、催办等主要环节组成。

 

(一)登记  对收进的文件,由学院办公室或党委办公室分别签收、拆封、登记。对院领导亲收件,交由本人拆封。

 

(二)阅批  收文登记后,由学院办公室主任或党委秘书阅签,提出拟办意见,呈送相关院领导阅批。急件应即时阅批。

 

(三)承办  承办人应根据院领导的批示或拟办的意见认真、负责、迅速地办理,并将办理结果记入文件传阅单。如有困难不能依限办理完毕时,应先向学院办公室或党委办公室说明理由,提出预计完成日期,送主管院领导审批。

 

(四)传递  传送文件由承办人负责。文件传送必须在送件簿上登记后,分送收件相关院领导。相关院领导收件后应在送件簿上签收。

 

(五)催办  承办人员应及时掌握公文运转和处理情况,对办理的公文要负责检查催办。

 

(六)归档  承办的公文办理完毕后,立即向学院办公室或党委办公室反馈,并将相应材料送交学院办公室或党委办公室归档;院领导在批阅完毕后也应把原件送学院办公室或党委办公室存档。

 

第二十四条  设收文登记簿,于每年的一月一日起使用,至当年的十二月三十一日止,依照收文次序编序。

 

第七章  附则

 

第二十五条  学院授权学院办公室、党委办公室对本办法负责解释。

 

第二十六条  本办法自发文之日开始实施。

 

 

 

 

 

附件:1.学院行文样张.doc

         2.会议纪要样张.doc

        3.学院发文稿纸样张.doc

          4.学院收文专用纸样张.doc

 

 

 

 

主题词:公文  处理办法  通知

 

抄送:学校办公室。

 

 

旅游与环境学院

20121112印发

 

 

      共印20

       

 

 

 

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